Informativa sul Whistleblowing ai sensi del Regolamento UE n. 2016/679 “Regolamento generale sulla protezione dei dati”

 

Ai sensi dell’art.13 del Regolamento (UE) n. 2016/679 (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati, di seguito GDPR) e del d.lgs. 24/2023 Martini Spa, con sede in Longiano (FC), via Emilia n. 2614 P. Iva 00548890409

• Martini Alimentari Srl, via Bevano n. 3 P. Iva 00595710393
• Martini Stagionatura Srl via Bevano n. 3, Castiglion di Ravenna (RA) P.Iva 02562990347
• Fratelli Martini Spa, via Emilia n. 2614, Longiano (FC), P.Iva 00124030404

(di seguito congiuntamente “Aziende o “Contitolari” o singolarmente “Azienda”) forniscono la seguente informativa sui trattamenti dei dati personali effettuati in relazione alla gestione delle segnalazioni qualificabili come di whistleblowing di cui al D.lgs. 24/2023 disciplinate dalle procedure whistleblowing rispettivamente di Martini Spa, Martini Alimentari Srl, Martini Stagionatura Srl, F.lli Martini Srl quali di società del Gruppo Martini (di seguito “Procedure Whistleblowing “) effettuate tramite la piattaforma whistleblowing.

Ai sensi dell’art. 26 del Regolamento, Martini Spa, Martini Stagionatura Srl, F.lli Martini Srl e Martini Alimentare Srl hanno stipulato accordi di contitolarità connessi alle procedure whistleblowing in relazione alla gestione delle segnalazioni qualificabili come whistleblowing. Il contenuto essenziale degli accordi di contitolarità è a disposizione, a richiesta, presso i Contitolari.

 

1. Tipologia di dati trattati

La ricezione e la gestione delle segnalazioni dà luogo a trattamenti di seguenti dati personali:

• c.d. “comuni” (nome, cognome, ruolo lavorativo, ecc.) di cui all’art. 4, punto 1, del GDPR del segnalante (nel caso di segnalazioni non anonime) nonché di eventuali persone coinvolte o menzionate nella segnalazione e facilitatori, come definiti dalla Procedura Whistleblowing (di seguito “Interessati”), quali: dati anagrafici (ad es. nome, cognome, data e luogo di nascita), dati di contatto (es. numero telefonico fisso e/o mobile, indirizzo postale/e-mail).;

 nonché può dar luogo, a seconda del contenuto delle segnalazioni e degli atti e documenti a queste allegati, a trattamenti di dati personali

• c.d. “particolari” (dati relativi a condizioni di salute, orientamento sessuale o appartenenza sindacale, di cui all’art. 9 GDPR) e di dati personali relativi a condanne penali e reati (di cui all’art. 10 GDPR).

 

2. Finalità del trattamento e relativa base giuridica

I suddetti dati personali sono trattati per le seguenti finalità:

Finalità	Basi giuridiche
ricezione e gestione della segnalazione effettuata ai sensi del D.lgs. n. 24/2023 e verifica della fondatezza di quanto segnalato	dall’adempimento di un obbligo legale a cui sono soggetti i Contitolari del trattamento (art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR);
adempimento di obblighi previsti dalla legge o dalla normativa comunitaria	dall’adempimento di un obbligo legale a cui sono soggetti i Contitolari del trattamento (art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR).
Azioni disciplinari o giudiziarie i confronti del responsabile delle condotte illecite segnalate (difesa o accertamento di un proprio diritto in contenziosi civili, amministrativi o penali)	dal legittimo interesse dei Contitolari del trattamento (art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR)

 

Il conferimento dei dati è necessario per il conseguimento delle finalità di cui sopra; il loro mancato, parziale o inesatto conferimento potrebbe avere come conseguenza l’impossibilità di gestire la segnalazione

3. Conservazione dei dati personali

I Contitolari conservano i dati personali nei termini previsti dall’art. 14 del d.lgs. n. 24/2023, cioè per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque per non oltre 5 anni a decorrere dalla data di comunicazione dell’esito finale della segnalazione all’ufficio gestore del canale di segnalazione interno. I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati tempestivamente.

4. Modalità e logica del trattamento

I trattamenti dei dati sono effettuati manualmente e/o attraverso strumenti automatizzati informatici e telematici con logiche correlate alle finalità sopraindicate e, comunque, in modo da garantirne la sicurezza e la riservatezza. Il sistema di gestione delle segnalazioni garantisce, in ogni fase, la riservatezza dell’identità del segnalante, delle persone coinvolte e/o comunque menzionate nella segnalazione, del contenuto della Segnalazione e della relativa documentazione, fatto salvo quanto previsto dall’art. 12 del d.lgs. n. 24/2023.

5. Comunicazione dei dati

I dati personali del segnalante e quelli delle persone indicate come possibili responsabili delle condotte illecite, nonché delle persone a vario titolo coinvolte nelle vicende segnalate, non saranno oggetto di diffusione.

Martini Spa e Martini Alimentare Srl hanno creato un ufficio denominato gestore del canale di segnalazione interno incaricato della raccolta delle segnalazioni e del controllo del processo di gestione delle segnalazioni, così come dettagliatamente descritto nelle Procedure Whistleblowing; hanno altresì predisposto una piattaforma whistleblowing dedicata come canale di segnalazione, accessibile per gli interessati quali segnalanti rispettivamente dai seguenti link:

• Martini Spa                        https://martinigruppo.segnalazioni.net
• Martini Alimentare Srl        https://martinigruppo.segnalazioni.net
• Martini Stagionatura Srl     https://martinigruppo.segnalazioni.net
• F.lli Martini Srl [FS1]                    https://martinigruppo.segnalazioni.net

 

I dati personali saranno resi accessibili esclusivamente a soggetti legittimati che intervengono nelle Procedure Whistleblowing. Alcuni trattamenti possono essere effettuati da ulteriori soggetti terzi, ai quali sono state affidate alcune attività (o parte di esse) per le finalità di cui al punto 2); tali soggetti opereranno in qualità di titolari autonomi o saranno designati responsabili del trattamento o soggetti autorizzati sono essenzialmente ricompresi nelle seguenti categorie:

a. Consulenti (Organizzazione, Contenzioso, Studi Legali, ecc.)

b. Agenzie investigative

c. Istituzioni e/o Autorità Pubbliche, Autorità Giudiziaria, Organi di Polizia.

d. imprese che offrono consulenza e assistenza informatica.

e. Organismo di Vigilanza

f. personale interno alle Aziende che viene a conoscenza dei dati nell’ambito della Procedura di Whistleblowing

Per conoscere nel dettaglio la lista dei soggetti a cui vengono comunicati eventualmente i dati, l’interessato può presentare richiesta ai Contitolari in qualunque momento.

6. Diritti degli interessati

L’interessato, nelle persone del segnalante o del facilitatore, ha diritto di accedere in ogni momento ai dati che lo riguardano e di esercitare i diritti previsti dagli articoli da 15 al 22 del GDPR, per quanto applicabili (diritto di accesso ai dati personali, diritto a rettificarli, diritto di ottenerne la cancellazione o cd. diritto all’oblio, il diritto alla limitazione del trattamento, il diritto alla portabilità dei dati personali o quello di opposizione al trattamento),

Inoltre, l’interessato ha diritto di proporre un reclamo al Garante della protezione dei dati personali. I suddetti diritti non sono esercitabili dalla persona coinvolta o dalla persona menzionata nella segnalazione, per il tempo e nei limiti in cui ciò costituisca una misura necessaria e proporzionata, ai sensi dell’art. 2- undecies del Codice Privacy in quanto dall’esercizio di tali diritti potrebbe derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla tutela della riservatezza dell’identità della persona segnalante.

In caso di dubbi o chiarimenti riguardo a questa Informativa o sulle modalità di trattamento, potrà contattare entrambi i Contitolari ai recapiti indicati.

In caso di richiesta da parte sua di informazioni relative ai suoi dati, le Aziende daranno riscontro al più presto - salvo che ciò si riveli impossibile o implichi uno sforzo sproporzionato - e, comunque, non oltre 30 giorni dall'istanza. Eventuali impossibilità o ritardi nel soddisfare le richieste verranno comunicati e motivati.

 

7. Dati di contatto dei Contitolari

In caso di dubbi o chiarimenti riguardo a questa Informativa o per esercitare i propri diritti alla privacy, può contattare:

Martini Spa, Martini Spa con sede a Budrio di Longiano (FC), via Emilia n. 2614 P.Iva 00548890409, Telefono 0547-50111 e-mail: privacy@martinigruppo.com

Martini Alimentare Srl, con sede in via Bevano n. 3, Castiglioni di Ravenna (RA), P.Iva 02562990347 Telefono 0547-50111 e-mail: privacy@martinigruppo.com

 

Per le richieste formali di esercizio dei diritti da parte dell’interessato è preferibile che vengano trasmesse, tramite modello di richiesta fornito dal garante della protezione dei dati, ed inviata via e-mail a: privacy.dipendenti@martinigruppo.com o per posta indirizzate a Martini Spa, Budrio di Longiano (FC), via Emilia n. 2614 all’attenzione dell’Ufficio Risorse Umane.

Le Aziende potrebbero dover aggiornare l'Informativa in conformità con la legge applicabile (ad esempio qualora implementassimo nuovi sistemi o processi che comportino l'uso di dati personali), in tal caso, verrà data adeguata comunicazione circa tali modifiche.

Versione del 10/01/2024